Conditions générales de vente

Le logiciel en ligne Copilote Sécurité (le « Service ») est édité et vendu par :

• Chrysalides Consulting, société à responsabilité limitée (SARL) au capital de 5 000 euros ;
• siège social : 1312 chemin Royale, quartier Gondeau, 97232 Le Lamentin (Martinique) ;
• SIREN 498 003 979, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Fort-de-France sous le numéro 498 003 979 ;
• numéro de TVA intracommunautaire : FR04498003979 ;
• gérante : Flavie Erbeïa ;
• contact : contact@copilote-securite.fr.

Chrysalides Consulting est désignée ci-après « Chrysalides ».

Les CGV régissent les relations contractuelles entre Chrysalides et tout client professionnel (le « Client ») qui souscrit un Abonnement au Service ou achète des Recharges de Crédits IA.

Elles s’appliquent à toute commande passée à compter du 3 novembre 2026. Elles prévalent sur tout document émanant du Client, notamment ses conditions générales d’achat, sauf accord écrit de Chrysalides.

L’utilisation du Service par chaque Utilisateur est en outre régie par les conditions d’utilisation acceptées à l’inscription. En cas de contradiction, les CGV prévalent pour tout ce qui concerne la commande, le prix, la durée, le paiement, les données et la responsabilité.

L’accompagnement à la rédaction du document unique, prestation humaine proposée par Chrysalides, n’est pas compris dans l’Abonnement : il fait l’objet d’un devis et de conditions propres.

Les CGV en vigueur sont publiées sur la page Conditions générales de vente du Service, où elles peuvent être enregistrées et imprimées.

Dans les CGV, les termes suivants ont le sens indiqué ci-dessous.

• Abonnement : droit d’accès au Service souscrit par le Client pour une Société, pour une durée d’un an renouvelable.
• Administrateur : Utilisateur qui dispose du rôle d’administrateur de la Société dans le Service.
• Assistant externe : assistant d’intelligence artificielle fourni par un tiers (par exemple Claude, ChatGPT ou Mistral Vibe), choisi et contracté par l’Utilisateur, que celui-ci connecte au Service par le protocole MCP.
• Client : personne, morale ou physique, agissant à des fins professionnelles, qui souscrit l’Abonnement ou achète une Recharge, représentée par le Titulaire du compte.
• Collaborateur : personne enregistrée dans le Service comme travaillant pour la Société, qu’elle dispose ou non d’un compte d’accès.
• Consultation seule : état du Service dans lequel les Données restent consultables et téléchargeables mais ne peuvent plus être créées ni modifiées (article 13).
• Copilote IA : assistant d’intelligence artificielle intégré au Service (article 14).
• Crédits IA : unité de mesure de l’utilisation du Copilote IA.
• Données : informations, documents et fichiers saisis, déposés ou produits par le Client et ses Utilisateurs dans le Service.
• Échéance : date anniversaire de l’Abonnement, à laquelle il se renouvelle.
• Effectif : nombre de Collaborateurs retenu pour déterminer le Palier (article 10).
• Gestionnaire du groupe : Titulaire du compte de la Société payeuse.
• Groupe de facturation : ensemble de Sociétés couvertes par un Abonnement unique, réglé par la Société payeuse (article 10 bis).
• Palier : tranche d’Effectif (de « 1 à 10 salariés » à « 501 à 1 000 salariés ») qui détermine, avec le nombre de Sites, le prix de l’Abonnement (article 8 et annexe 3).
• Recharge : lot de Crédits IA acheté en complément de ceux inclus dans l’Abonnement.
• Référentiel : contenus de prévention fournis avec le Service (secteurs d’activité, unités de travail, situations dangereuses, risques, mesures de prévention, formations et modèles associés), rédigés et tenus à jour sous la direction de Flavie Erbeïa, préventeuse.
• Site : établissement ou lieu de travail de la Société enregistré dans le Service. Un Site archivé n’est pas compté.
• Société : entreprise ou établissement pour lequel l’Abonnement est souscrit. Chaque Société fait l’objet d’un Abonnement distinct, sauf lorsqu’elle est rattachée à un Groupe de facturation (article 10 bis).
• Société payeuse : Société du Groupe de facturation au nom de laquelle l’Abonnement unique est souscrit et facturé.
• Titulaire du compte : Administrateur qui représente le Client pour l’Abonnement de la Société (article 6.5). Seul le Titulaire du compte peut souscrire, changer de Palier, résilier ou annuler une résiliation, déclarer l’Effectif, gérer le moyen de paiement et acheter des Recharges.
• Utilisateur : personne qui dispose d’un compte d’accès à la Société dans le Service.

Le Service est réservé aux professionnels. En passant commande, le Client déclare agir pour les besoins de son activité professionnelle. Le numéro SIREN de la Société est demandé à l’inscription et peut l’être au paiement. Les consommateurs et les non-professionnels, au sens du Code de la consommation, ne peuvent pas souscrire.

Le Client ne bénéficie pas du droit de rétractation prévu par le Code de la consommation. L’essai gratuit (article 7) lui permet d’évaluer le Service avant toute commande.

Le Titulaire du compte qui passe commande, ou qui accepte ce titre, déclare disposer du pouvoir d’engager le Client.

5.1 Contenu. L’offre unique « Conformité QHSE toute l’année » donne accès aux fonctions du Service disponibles à la date de la commande, notamment :

• le document unique d’évaluation des risques professionnels et le plan d’actions, avec le Référentiel ;
• le suivi des formations et des habilitations ;
• le suivi des équipements et de leurs vérifications périodiques ;
• le calendrier des échéances et les alertes ;
• les désignations des Collaborateurs (sauveteurs secouristes du travail, référents…) ;
• l’espace CSE, dont la preuve de la consultation du comité par signature électronique ;
• le tableau de bord ;
• le Copilote IA et la connexion d’Assistants externes, lorsqu’ils sont ouverts à la Société (articles 14 et 15) ;
• les exports de documents et l’export complet des Données (article 22).

Le prix ne dépend pas du nombre d’Utilisateurs.

5.2 Feuille de route. Les fonctions annoncées comme à venir ne font pas partie du Service vendu tant qu’elles ne sont pas disponibles ; leur périmètre et leur calendrier peuvent évoluer.

5.3 Prérequis. Le Service s’utilise dans un navigateur internet récent, avec une connexion à internet. L’équipement, les connexions et leurs coûts restent à la charge du Client.

5.4 Évolutions du Service. Chrysalides fait évoluer le Service : ajout ou modification de fonctions, correction d’anomalies, enrichissement du Référentiel, adaptation aux évolutions légales et réglementaires. Ces évolutions sont comprises dans l’Abonnement. Chrysalides s’interdit de réduire de manière substantielle les fonctions décrites à l’article 5.1 pendant une période d’Abonnement payée. Si elle y était contrainte, notamment par une obligation légale ou la défaillance d’un fournisseur, elle en informerait le Client, qui pourrait résilier l’Abonnement et obtenir le remboursement du prix correspondant à la période restant à courir.

6.1 Inscription. Le représentant du Client crée un compte en acceptant les conditions d’utilisation ; la création d’une Société ouvre l’essai gratuit (article 7).

6.2 Souscription. Le Titulaire du compte, ou le Gestionnaire du groupe pour un Groupe de facturation, souscrit l’Abonnement depuis Paramètres › Licence. Avant tout paiement, le Service affiche un récapitulatif : l’offre, le Palier et le nombre de Sites retenus, le prix annuel hors taxes et son équivalent mensuel indicatif et, le cas échéant, l’effet du code promo saisi. Il accepte les CGV, le tarif affiché et le renouvellement annuel en cochant la case prévue à cet effet. Il est ensuite dirigé vers la page de paiement sécurisée du prestataire de paiement Stripe, qui affiche le montant toutes taxes comprises avant validation.

6.3 Formation du contrat. Le contrat est formé à la confirmation du paiement ou, pour une année offerte, à la confirmation de l’activation. Chrysalides enregistre avec la commande la date de l’acceptation et la version des CGV acceptée. La facture est mise à disposition dans le Service (article 11).

6.4 Preuve. Les enregistrements informatiques du Service et de Stripe (dates, versions acceptées, paiements, journaux) font foi entre les parties, sauf preuve contraire.

6.5 Titulaire du compte. Le titre de Titulaire du compte revient à la personne qui crée la Société dans le Service ou, à défaut, au premier Administrateur de la Société. Le Titulaire du compte peut transmettre son titre à un autre Utilisateur de la Société depuis Paramètres › Licence : le destinataire devient Titulaire du compte en acceptant la proposition et les CGV au nom du Client, et l’ancien Titulaire reste Administrateur. Une proposition sans réponse expire au bout de quatorze (14) jours. Tant qu’il n’a pas transmis son titre, le rôle d’administrateur et l’accès du Titulaire du compte ne peuvent pas lui être retirés. À la demande du Client, notamment lorsque le Titulaire du compte a quitté la Société, Chrysalides peut désigner un autre Titulaire parmi les Utilisateurs de la Société. Si la Société n’a plus de Titulaire du compte, un Administrateur peut reprendre ce titre en acceptant les CGV ; les autres Administrateurs en sont informés.

7.1 Essai gratuit. Chaque nouvelle Société bénéficie d’un essai gratuit de quatorze (14) jours à compter de sa création, sans moyen de paiement ni commande. L’essai n’est pas prolongé et n’est pas accordé de nouveau à une Société créée par un Administrateur qui dispose déjà d’une Société en Consultation seule. Pendant l’essai, le Service est accessible selon le rôle de chaque Utilisateur, dans la limite des Crédits IA inclus. À la fin de l’essai, sans souscription, la Société passe en Consultation seule ; aucun paiement n’est prélevé.

Souscrire pendant l’essai fait démarrer immédiatement l’Abonnement et son paiement : les jours d’essai restants ne s’ajoutent pas à l’Abonnement. Le Client peut attendre la fin de l’essai pour souscrire.

7.2 Codes promo. Chrysalides peut attribuer des codes promo, à sa discrétion. Chaque code précise sa remise (en pourcentage ou en montant), sa durée d’application et, le cas échéant, sa date limite et son nombre d’utilisations ; ces conditions sont affichées à la saisie et vérifiées par le Service. Un seul code s’applique par commande, et un code refusé ne permet pas de commander. Un code ne s’applique pas à une souscription dont le démarrage est différé (article 7.3). La désactivation d’un code empêche toute nouvelle utilisation, sans retirer les avantages déjà accordés.

7.3 Année offerte. Un code peut offrir douze (12) mois d’accès à des bénéficiaires choisis par Chrysalides. L’année offerte :

• commence à la confirmation de l’activation, sans ajout des jours d’essai restants ;
• ne demande aucun moyen de paiement et donne lieu à une facture d’un montant nul ;
• ne se renouvelle pas automatiquement ;
• n’est accordée qu’une fois par Société et par numéro SIREN.

À la fin de l’année offerte, sans souscription, la Société passe en Consultation seule. Le Client peut souscrire un Abonnement payant pendant l’année offerte : il démarre à la fin de celle-ci, date du premier prélèvement.

8.1 Grille. Les prix sont ceux de la grille en vigueur au jour de la commande, affichée dans le Service et reproduite à l’annexe 3. Ils sont exprimés en euros, hors taxes, pour une année. Le prix dépend du Palier (sept tranches d’Effectif) et du nombre exact de Sites : il est égal à 350 euros, multipliés par 1,55 pour chaque Palier au-delà du premier, puis par la racine carrée du nombre de Sites, et arrondis à la dizaine d’euros la plus proche, une demi-dizaine étant arrondie à la dizaine supérieure. Le Service affiche aussi un équivalent mensuel, égal au prix annuel divisé par douze et arrondi au centime, à titre indicatif : l’Abonnement est facturé et payé à l’année. Au-delà de 1 000 salariés, l’Abonnement n’est pas proposé en ligne : son prix est établi sur devis.

8.2 Même prix chaque année. Le prix est le même pour la première année d’Abonnement et pour chaque renouvellement, sans frais de mise en service. Il ne change qu’avec le Palier ou le nombre de Sites, au renouvellement (article 10), ou avec la grille (article 8.4).

8.3 TVA. La TVA est applicable selon le lieu d’établissement du Client, au taux en vigueur à la date de facturation ; la facture mentionne, le cas échéant, l’exonération ou l’autoliquidation applicable. Le Client renseigne au paiement son adresse de facturation exacte et, s’il en dispose, son numéro de TVA intracommunautaire. Il met ces informations à jour dans le portail de facturation ; une modification s’applique aux factures émises après celle-ci.

8.4 Évolution des prix. Chrysalides peut modifier sa grille. Les nouveaux prix s’appliquent aux commandes passées après leur publication. Pour un Abonnement en cours, ils ne s’appliquent qu’à compter de l’Échéance suivante et à condition d’avoir été notifiés aux Administrateurs par e-mail au moins trente (30) jours avant celle-ci ; le Client qui les refuse peut résilier l’Abonnement avant l’Échéance (article 9.3).

8.5 Changement de Palier en cours d’année. Un changement d’Effectif ou de nombre de Sites en cours d’année ne donne lieu à aucun complément ni remboursement au prorata : seul le prix de l’année suivante peut changer (article 10), sauf rattachement d’une Société à un Groupe de facturation (article 10 bis.4).

9.1 Durée. L’Abonnement est conclu pour un an à compter de son démarrage : la confirmation du paiement ou, en cas de souscription pendant une année offerte, la fin de celle-ci.

9.2 Renouvellement. À chaque Échéance, l’Abonnement est renouvelé par tacite reconduction pour une nouvelle année, au prix de la grille pour le Palier et le nombre de Sites déterminés selon l’article 10. Le Service adresse aux Administrateurs un rappel par e-mail sept (7) jours, puis un (1) jour avant l’Échéance.

9.3 Résiliation par le Client. Le Client peut résilier à tout moment avant l’Échéance, sans motif, depuis Paramètres › Licence (« Résilier à l’échéance »), ou par un e-mail du Titulaire du compte adressé à contact@copilote-securite.fr et reçu au moins deux (2) jours ouvrés avant l’Échéance. La résiliation arrête le renouvellement : l’Abonnement se poursuit jusqu’à l’Échéance, puis la Société passe en Consultation seule. La période payée reste due et acquise à Chrysalides ; elle ne donne lieu à aucun remboursement, total ou partiel. Jusqu’à l’Échéance, le Titulaire du compte peut annuler la résiliation. Pour un Groupe de facturation, la résiliation est faite par le Gestionnaire du groupe et vaut pour toutes les Sociétés du groupe.

9.4 Non-renouvellement par Chrysalides. Chrysalides peut ne pas renouveler un Abonnement en informant les Administrateurs par e-mail au moins soixante (60) jours avant l’Échéance.

10.1 Effectif et Sites retenus. Le Palier et le nombre de Sites retenus sont déterminés par :

• l’Effectif : le nombre de Collaborateurs actifs enregistrés dans le Service pour la Société, qu’ils disposent ou non d’un compte, à l’exclusion des comptes de Chrysalides et de ses prestataires ;
• le nombre de Sites actifs, les Sites archivés n’étant pas comptés.

Le Client tient ces informations à jour, de sorte qu’elles reflètent l’effectif salarié et les établissements réels de la Société.

10.2 Avis de changement. Trente (30) jours avant chaque Échéance, le Service compare le prix facturé au prix qui résulte de l’Effectif et du nombre de Sites à cette date. S’ils diffèrent, le renouvellement est programmé à ce nouveau prix, à la hausse comme à la baisse, et les Administrateurs reçoivent un e-mail indiquant le Palier et les Sites actuels et nouveaux, le nouveau prix hors taxes, la date de l’Échéance, l’Effectif et les Sites retenus, ainsi que la marche à suivre pour contester. Cet avis est adressé quelles que soient les préférences d’e-mails des Administrateurs.

10.3 Palier retenu. Le Palier ainsi annoncé est retenu pour ce renouvellement. Une évolution ultérieure de l’Effectif ou des Sites compte pour le renouvellement suivant, sauf déclaration du Client (article 10.4).

10.4 Déclaration d’un autre Effectif. Jusqu’à l’Échéance, le Titulaire du compte peut déclarer l’Effectif et le nombre de Sites de la Société depuis Paramètres › Licence (« Déclarer un autre effectif »), en certifiant l’exactitude de sa déclaration. Le renouvellement suit alors le Palier déclaré. La déclaration est enregistrée (auteur, date, nombres déclarés, motif) et portée à la connaissance de Chrysalides. Le Client peut aussi résilier avant l’Échéance (article 9.3).

10.5 Sincérité. Le Client s’engage à déclarer sincèrement son Effectif et ses Sites. Chrysalides peut lui demander tout justificatif raisonnable, par exemple une attestation de l’effectif signée par son représentant légal. En cas de déclaration inexacte ayant conduit à un Palier inférieur, Chrysalides peut, après en avoir informé le Client, facturer la différence entre le prix du Palier réel et celui du Palier déclaré pour l’année concernée.

10 bis.1 Principe. Lorsque le Service le propose, plusieurs Sociétés peuvent être réunies dans un Groupe de facturation. Elles sont alors couvertes par un Abonnement unique, souscrit, facturé et réglé par la Société payeuse, qui est le Client au titre de cet Abonnement. Chaque Société conserve ses Données, ses Utilisateurs et ses Crédits IA ; les Recharges restent achetées et facturées par chaque Société.

10 bis.2 Rattachement. Une Société est rattachée par une personne qui est Titulaire du compte de la Société payeuse et de la Société rattachée. Elle déclare disposer du pouvoir d’engager l’une et l’autre et accepte les CGV pour chacune. Avant confirmation, le Service affiche le prix annuel du groupe avant et après le rattachement, son détail et le montant dû immédiatement. Le rattachement prend effet à la confirmation du paiement de ce montant ou, lorsqu’aucun montant n’est dû, à sa confirmation ; tant que l’Abonnement du groupe n’est pas souscrit, chaque Société conserve son propre essai gratuit. Le rattachement d’une Société déjà couverte par une année offerte ou par un Abonnement distinct ne prend effet qu’à la fin de cette période.

10 bis.3 Prix du groupe. L’Effectif et les Sites de toutes les Sociétés du groupe sont additionnés, et la formule de l’article 8.1 est appliquée à ces totaux. Un forfait de cent cinquante (150) euros hors taxes par an s’ajoute pour chaque Société à partir de la deuxième. Le prix du groupe ne dépasse jamais la somme des prix des Sociétés facturées séparément : le Client paie le moins élevé des deux montants (annexe 3).

10 bis.4 Ajout en cours d’année. Par exception à l’article 8.5, le rattachement d’une Société en cours de période donne lieu à une facture immédiate : l’augmentation du prix annuel du groupe due à ce rattachement, calculée au prorata du nombre de jours restant à courir jusqu’à l’Échéance du groupe ; un montant inférieur à un (1) euro hors taxes n’est pas facturé. Les jours d’essai gratuit restants de la Société rattachée ne sont pas reportés. Le nouveau prix annuel s’applique à compter de l’Échéance suivante.

10 bis.5 Effectif et Sites. L’Effectif et les Sites des Sociétés du groupe ne sont recalculés qu’au renouvellement, selon l’article 10, appliqué au groupe dans son ensemble. Ceux d’une Société rattachée en cours d’année sont ceux retenus au jour de son rattachement. Un bâtiment occupé par plusieurs Sociétés du groupe compte pour un seul Site lorsque le Gestionnaire du groupe le déclare comme tel dans le Service, en certifiant l’exactitude de sa déclaration. La déclaration prend effet au prochain calcul du prix (rattachement ou renouvellement) et ne donne lieu à aucun remboursement en cours de période. L’article 10.5 s’applique à ces déclarations.

10 bis.6 Retrait. Le Titulaire du compte d’une Société rattachée, ou le Gestionnaire du groupe, peut retirer une Société du groupe à tout moment depuis Paramètres › Licence. La Société retirée reste couverte jusqu’à l’Échéance du groupe, sans remboursement. Elle peut souscrire un Abonnement distinct, qui démarre à cette date. Le prix du groupe est recalculé pour l’Échéance suivante. La Société payeuse ne peut pas quitter le groupe ; lorsqu’elle y reste seule, le groupe prend fin et son Abonnement se poursuit dans les conditions ordinaires.

10 bis.7 Résiliation et défaut de paiement. La résiliation de l’Abonnement du groupe (article 9.3) et le défaut de paiement (article 12) produisent leurs effets pour toutes les Sociétés du groupe. Le Service en informe les Titulaires du compte des Sociétés rattachées.

10 bis.8 Factures. Les factures sont émises au nom de la Société payeuse, à son adresse de facturation, qui détermine la TVA applicable (article 8.3) ; elles indiquent les Sociétés couvertes. La refacturation éventuelle entre les Sociétés du groupe relève du seul Client.

10 bis.9 Titulaire du compte. Un changement de Titulaire du compte d’une Société du groupe ne met pas fin au rattachement. Le nouveau Titulaire du compte de la Société payeuse devient Gestionnaire du groupe.

11.1 Moyens de paiement. Le paiement est effectué par l’intermédiaire de Stripe, prestataire de services de paiement, par carte bancaire ou, lorsqu’il est proposé sur la page de paiement, par prélèvement SEPA. Chrysalides n’a pas accès aux numéros complets des cartes.

11.2 Exigibilité. Le prix de la première année d’Abonnement est payable à la commande. À chaque Échéance, le prix du renouvellement est prélevé automatiquement sur le moyen de paiement enregistré : le Client autorise ce prélèvement et maintient un moyen de paiement valide, qu’il peut modifier dans le portail de facturation (Paramètres › Licence › Factures et abonnement). Les Recharges sont payables à la commande.

11.3 Factures. Une facture est émise à chaque paiement, sous forme électronique, en français et en euros. Elle est adressée par e-mail à l’adresse de facturation et consultable par le Titulaire du compte dans le portail de facturation. Une facture émise n’est jamais modifiée : toute correction donne lieu à un avoir. Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé. Chrysalides se conforme aux obligations de facturation électronique à leur date d’entrée en vigueur.

11.4 Retard de paiement. Toute somme non payée à son échéance porte de plein droit, dès le lendemain et sans rappel préalable, des pénalités de retard au taux de trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros par facture (article L. 441-10 du Code de commerce). Si les frais de recouvrement exposés sont supérieurs, Chrysalides peut demander une indemnisation complémentaire sur justification.

12.1 Délai de grâce. En cas d’échec du paiement d’un renouvellement, Stripe procède à de nouvelles tentatives et le Service invite les Administrateurs à régulariser le paiement. Pendant quatorze (14) jours à compter de l’Échéance, l’accès au Service reste complet.

12.2 Consultation seule. À défaut de paiement à l’issue de ce délai, la Société passe en Consultation seule (article 13) jusqu’au paiement, qui rétablit l’accès complet.

12.3 Résiliation. Si le paiement n’est pas régularisé dans les trente (30) jours suivant une mise en demeure adressée par e-mail aux Administrateurs, Chrysalides peut résilier l’Abonnement de plein droit. Les sommes échues restent dues.

13.1 Cas. La Société passe en Consultation seule à la fin de l’essai gratuit ou de l’année offerte sans souscription, à l’Échéance d’un Abonnement résilié ou non renouvelé, en cas de défaut de paiement au-delà du délai de grâce (article 12) et, pour une Société retirée d’un Groupe de facturation sans Abonnement distinct, à l’Échéance du groupe.

13.2 Effets. En Consultation seule :

• les Données, les documents, les exports et les factures restent consultables et téléchargeables, y compris l’export complet des Données ;
• les créations et les modifications sont refusées ;
• restent possibles la gestion du compte, des membres et des accès, la facturation (souscrire, payer, résilier) et les préférences d’affichage ;
• le Copilote IA et les Assistants externes sont fermés.

Le Service signale cet état par un bandeau. La souscription ou le paiement rétablit l’accès complet.

13.3 Aucune suppression automatique. Le passage en Consultation seule n’entraîne aucune suppression de Données. La conservation des Données après la fin du contrat est régie par l’article 22.

14.1 Une aide. Le Copilote IA répond aux questions des Utilisateurs sur les Données de la Société et prépare des propositions. Il est mis à disposition lorsqu’il est ouvert à la Société ; Chrysalides peut en faire évoluer les fonctions, les modèles et les niveaux de réflexion. Les réponses d’une intelligence artificielle peuvent être inexactes, incomplètes ou inadaptées : elles ne constituent ni un conseil juridique, ni l’avis d’un préventeur.

14.2 Modifications enregistrées par le Copilote IA. À la demande d’un Utilisateur, et dans la limite des droits que son rôle lui donne, le Copilote IA enregistre des modifications dans le Service selon leur nature :

• une opération courante, par exemple la création ou la modification d’un Collaborateur, d’un Site ou d’un équipement, est appliquée aussitôt ; le Service l’indique comme faite et, lorsque c’est possible, permet de l’annuler pendant trente (30) jours ;
• une opération sensible, par exemple le départ d’un Collaborateur, la clôture d’une action ou un import de données, est appliquée aussitôt, après que le Copilote IA en a indiqué la raison, puis signalée « à relire » aux Administrateurs ;
• l’envoi d’un e-mail au nom de la Société et les opérations critiques, par exemple une suppression, l’approbation du document unique, une signature électronique, la gestion des membres et des accès ou la modification de l’identité de la Société, ne sont exécutés qu’après l’accord exprès de l’Utilisateur, donné dans le Service ; les opérations critiques s’acceptent une par une.

Les modifications sont inscrites au journal des modifications. L’Utilisateur qui demande ou accepte une modification en assume le contenu comme s’il l’avait saisi lui-même.

14.3 Consommation. Chaque question posée au Copilote IA consomme des Crédits IA, en proportion du coût de son traitement : modèle utilisé, volume d’informations traité, niveau de réflexion choisi. Le niveau « Rapide » est le plus économe ; le Service indique, avant l’envoi, la consommation relative des niveaux « Approfondi » et « Expert ». Les Administrateurs consultent la consommation dans Paramètres › Consommation IA.

14.4 Crédits inclus. L’Abonnement, comme l’essai gratuit, comprend chaque mois un volume de Crédits IA par Société, indiqué dans le Service (5 000 crédits par mois au 3 novembre 2026). Les Crédits inclus non consommés ne sont pas reportés sur le mois suivant. Un Administrateur peut fixer un plafond mensuel par Utilisateur et réserver le Copilote IA aux Administrateurs.

14.5 Recharges. Lorsque l’achat en ligne est ouvert, le Titulaire du compte peut acheter des Recharges depuis Paramètres › Consommation IA, aux prix de l’annexe 3. Les Recharges :

• sont payées en une fois, par l’intermédiaire de Stripe, et donnent lieu à une facture ;
• sont créditées à la confirmation du paiement ;
• s’ajoutent à la réserve de la Société et sont consommées après les Crédits inclus du mois ;
• sont reportées de mois en mois, sans date d’expiration ;
• ne sont ni remboursables, ni convertibles en argent, ni transférables à une autre Société ;
• restent attachées à la Société à la fin de l’Abonnement et redeviennent utilisables en cas de nouvel Abonnement.

14.6 Réserve épuisée. Lorsque la réserve de la Société, ou le plafond d’un Utilisateur, est épuisé, le Copilote IA est indisponible jusqu’au mois suivant ou jusqu’à l’achat d’une Recharge ; le reste du Service n’est pas affecté.

14.7 Données transmises. À chaque question, et seulement à l’initiative d’un Utilisateur, le Copilote IA transmet au fournisseur du modèle (annexe 2) la question, le contexte nécessaire et les Données consultées pour y répondre, qui peuvent comprendre des données personnelles de Collaborateurs. Aucun appel au Copilote IA n’est fait en arrière-plan. Le Client veille à ce que ses Utilisateurs ne soumettent pas au Copilote IA de données inutiles à leur question, en particulier des données de santé.

Pour analyser un fichier ou des données, le Copilote IA dispose d’un atelier de code chez ce même fournisseur : les fichiers déposés, les documents et les données de la Société utiles à la question y sont chargés dans un environnement d’exécution isolé, sans accès à internet. Ce traitement n’entre pas dans le régime de conservation nulle du fournisseur : les fichiers qui lui sont confiés sont supprimés à la fin de chaque question, et en tout état de cause dans les vingt-quatre (24) heures, mais une copie peut demeurer dans l’environnement d’exécution jusqu’à trente (30) jours.

14.8 Évolution. Chrysalides peut modifier pour l’avenir le volume de Crédits inclus et la consommation des niveaux de réflexion, en informant les Administrateurs par e-mail au moins trente (30) jours à l’avance. Les Crédits IA des Recharges déjà achetées restent acquis.

14.9 Mémoire du Copilote IA. Le Copilote IA peut retenir, avec l’accord de l’Utilisateur, des informations utiles aux échanges suivants : des faits sur la Société, visibles de ses Utilisateurs et modifiables par ses Administrateurs, et des préférences personnelles, visibles du seul Utilisateur. Chacun peut les consulter, les modifier et les supprimer depuis Paramètres › Mémoire du Copilote.

15.1 Principe. Un Utilisateur peut connecter à la Société un Assistant externe de son choix, depuis Paramètres › Assistants IA. L’Assistant externe fonctionne sur l’abonnement souscrit par l’Utilisateur ou par le Client auprès de son fournisseur, sous les conditions de ce fournisseur : Chrysalides n’est pas partie à ce contrat, et ce fournisseur n’est pas son sous-traitant.

15.2 Droits de l’Assistant externe. L’Utilisateur choisit la Société à laquelle il connecte l’Assistant externe ; la connexion ne comporte pas de mode de fonctionnement à choisir. L’Assistant externe dispose exactement des droits que le rôle de l’Utilisateur lui donne dans la Société, relus à chaque appel : un Utilisateur dont le rôle ne permet que la consultation ne lui donne que la lecture.

• Les opérations courantes sont enregistrées par l’Assistant externe lui-même.
• Une opération sensible, dont l’envoi d’un e-mail au nom de la Société, n’est enregistrée qu’après l’accord de l’Utilisateur, que l’Assistant externe lui demande en lui présentant l’opération et sa raison.
• Une opération critique n’est exécutée qu’après sa confirmation par l’Utilisateur lui-même, sur une page du Service où il est connecté ; l’Assistant externe ne peut pas la confirmer à sa place.

Les modifications sont inscrites au journal des modifications ; les opérations sensibles et critiques sont signalées « à relire » aux Administrateurs. Une connexion peut être retirée à tout moment.

15.3 Responsabilité. Les Données lues par un Assistant externe sont transmises à son fournisseur à l’initiative de l’Utilisateur, sous la responsabilité du Client. Le Client répond des opérations enregistrées par un Assistant externe avec les droits d’un Utilisateur. Chrysalides ne garantit ni le fonctionnement, ni les réponses, ni la disponibilité des Assistants externes.

15.4 Conditions d’usage. L’usage des Assistants externes ne consomme pas de Crédits IA ; il est soumis à un nombre maximal d’appels par minute et par jour. Il n’est pas disponible en Consultation seule, ni lorsque le Copilote IA n’est pas ouvert à la Société.

16.1 Disponibilité. Le Service est accessible en principe tous les jours, vingt-quatre heures sur vingt-quatre. Chrysalides met en œuvre les moyens raisonnables pour en assurer la disponibilité et la continuité ; elle est tenue à cet égard d’une obligation de moyens et ne s’engage sur aucun taux de disponibilité.

16.2 Maintenance. Le Service peut être interrompu pour maintenance. Chrysalides s’efforce de programmer ces interventions aux heures de moindre utilisation et de les annoncer à l’avance. Une intervention urgente, notamment pour la sécurité ou à la suite d’un incident, peut être réalisée sans préavis.

16.3 Suspension. Chrysalides ne peut suspendre l’accès au Service, en tout ou partie, qu’en cas :

• de menace pour la sécurité ou l’intégrité du Service ou des Données ;
• d’obligation légale ou de décision d’une autorité ;
• de manquement grave du Client ou d’un Utilisateur, notamment une fraude, une tentative d’accès aux données d’une autre organisation ou un usage contraire à la loi ;
• de défaut de paiement au-delà du délai de grâce (article 12), l’accès étant alors limité à la Consultation seule.

Sauf urgence, Chrysalides en informe préalablement les Administrateurs par e-mail, avec le motif. La suspension est limitée à ce qui est nécessaire et levée dès que sa cause a disparu.

L’assistance est assurée par e-mail à contact@copilote-securite.fr et par le formulaire de signalement d’anomalie du Service ; l’aide en ligne et la visite guidée sont accessibles dans le Service. Chrysalides traite les demandes les jours ouvrés, dans les meilleurs délais, sans délai de réponse garanti. L’assistance porte sur l’utilisation du Service ; elle ne comprend ni conseil juridique, ni accompagnement à la rédaction du document unique (article 2).

Vous restez responsable. Le Service aide le Client à organiser et à suivre ses obligations de santé et de sécurité au travail ; il ne s’y substitue pas. En particulier, le Client :

• reste seul responsable du respect de ses obligations légales et réglementaires, notamment de l’évaluation des risques, du contenu de son document unique, de la formation de ses salariés et des vérifications de ses équipements ;
• vérifie et adapte à sa situation les contenus proposés par le Service, le Référentiel et le Copilote IA avant de les utiliser ; le Référentiel est une base de travail et ne couvre pas tous les métiers ni toutes les situations ;
• répond de l’exactitude et de la licéité des Données saisies par ses Utilisateurs ;
• gère les comptes de ses Utilisateurs (invitations, rôles, départs), veille à la confidentialité de leurs identifiants et répond des actions accomplies avec ces comptes ; Chrysalides lui recommande d’activer la double authentification ;
• respecte les conditions d’utilisation et s’interdit tout usage frauduleux ou contraire à la loi, toute tentative d’accès aux données d’une autre organisation, toute atteinte à la sécurité du Service et toute extraction systématique du Référentiel ;
• conserve ses propres copies des documents qu’il est tenu de conserver, notamment les versions successives de son document unique, que l’employeur doit conserver pendant quarante ans.

Chrysalides ne garantit pas que l’utilisation du Service assure la conformité du Client à la réglementation, ni le résultat d’un contrôle.

19.1 Rôles. Pour les données personnelles que le Client et ses Utilisateurs enregistrent dans le Service, notamment celles des Collaborateurs, le Client est responsable de traitement et Chrysalides agit en qualité de sous-traitant, au sens du règlement (UE) 2016/679 (le « RGPD »). Les engagements de Chrysalides en cette qualité figurent à l’annexe 1 (accord de traitement des données), qui fait partie des CGV. Ses sous-traitants ultérieurs sont listés à l’annexe 2.

19.2 Obligations du Client. Le Client garantit la licéité des traitements qu’il réalise au moyen du Service ; il informe ses Collaborateurs et ses Utilisateurs et recueille, si nécessaire, leur consentement.

19.3 Chrysalides responsable de traitement. Chrysalides traite en qualité de responsable de traitement les données nécessaires à la relation commerciale : comptes des Utilisateurs, commandes, facturation, assistance, e-mails de service et, avec le consentement de l’Utilisateur, informations sur les nouveautés. Les personnes concernées exercent leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation et de portabilité auprès de contact@copilote-securite.fr, et peuvent introduire une réclamation auprès de la CNIL. La politique de confidentialité du Service détaille ces traitements, leurs durées de conservation et les sous-traitants.

20.1 Hébergement. L’application et sa base de données sont hébergées sur des serveurs privés virtuels chez IONOS SE (Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Allemagne), dans des centres de données situés en Allemagne. Les fichiers déposés et les sauvegardes sont stockés sur Google Cloud Storage.

20.2 Sécurité. Chrysalides met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment : le chiffrement des échanges (HTTPS) ; le cloisonnement des Données de chaque Société ; des accès selon les rôles définis par le Client ; la double authentification proposée aux Utilisateurs ; le journal des modifications ; un accès des personnes habilitées de Chrysalides et de son prestataire technique limité aux besoins de l’assistance, de la maintenance et de la sécurité.

20.3 Sauvegardes. La base de données de production est sauvegardée chaque jour vers Google Cloud Storage, avec une copie supplémentaire avant chaque mise à jour du Service ; les sauvegardes sont conservées quatre-vingt-dix (90) jours. Elles servent à la reprise du Service après un incident ; elles ne constituent ni un service d’archivage, ni un service de restauration à la demande des Données d’une Société. Chrysalides est tenue à cet égard d’une obligation de moyens ; il appartient au Client de conserver ses propres exports des documents importants.

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre partie dont elle a connaissance à l’occasion du contrat, et ne les utilise que pour son exécution. Chrysalides traite les Données comme confidentielles : elle n’y accède et n’en permet l’accès à ses sous-traitants que dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service, à l’assistance, à la maintenance et à la sécurité, et impose à ses personnels et à ses sous-traitants une obligation de confidentialité. Cette obligation ne s’applique pas aux informations publiques ou légitimement connues sans obligation de confidentialité, ni lorsque la loi ou une autorité impose leur communication. Elle s’applique pendant le contrat et pendant cinq (5) ans après sa fin.

22.1 Exports. Pendant l’Abonnement et en Consultation seule, les Administrateurs peuvent exporter les Données : documents (notamment le document unique en PDF et en Excel) et « Export complet des données » (Société › Dossiers). L’export complet réunit les Données de la Société en formats ouverts (tableaux CSV lisibles par un tableur, fichiers JSON) et l’ensemble des pièces jointes. Il exclut les données personnelles des autres Utilisateurs (conversations avec le Copilote IA, mémoire personnelle du Copilote IA, connexions d’Assistants externes, pages personnelles du tableau de bord) et les éléments secrets (jetons, clés, liens de signature).

22.2 Conservation après la fin du contrat. À la fin du contrat, les Données restent conservées en Consultation seule pendant douze (12) mois, pour permettre au Client de les exporter ou de souscrire à nouveau. Au terme de ce délai, Chrysalides supprime les Données de la Société dans un délai raisonnable, après en avoir informé les Administrateurs par e-mail au moins trente (30) jours à l’avance.

22.3 Suppression à la demande. Le Client peut demander à tout moment, par e-mail d’un Administrateur, la suppression des Données de la Société. Chrysalides y procède dans un délai de trente (30) jours et le confirme par e-mail. La suppression est définitive : il appartient au Client d’exporter au préalable les Données qu’il souhaite conserver. Les Données supprimées disparaissent des sauvegardes au fil de leur renouvellement, au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après.

22.4 Exceptions. Chrysalides conserve les données qu’elle est tenue de garder pour ses propres obligations légales, notamment les factures pendant dix ans, ou qui sont nécessaires à la preuve de ses droits, pendant la durée correspondante.

23.1 Droits de Chrysalides. Le Service, le logiciel, ses interfaces, sa documentation, la marque Copilote Sécurité et le Référentiel sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle. Chrysalides en est titulaire ou dispose des droits nécessaires pour en concéder l’usage.

23.2 Licence d’utilisation. Pendant l’essai gratuit et la durée de l’Abonnement, et pour la seule consultation des Données en Consultation seule, Chrysalides concède au Client un droit d’utilisation du Service et du Référentiel personnel, non exclusif et non transférable, pour ses besoins internes et ceux de la Société, par l’intermédiaire de ses Utilisateurs. Aucun autre droit n’est concédé.

23.3 Documents du Client. Les documents que le Client produit avec le Service (document unique, plans d’actions, registres, attestations…) peuvent intégrer des contenus du Référentiel. Le Client peut les utiliser, les reproduire, les modifier et les conserver pour ses besoins internes et ses obligations légales, y compris après la fin de l’Abonnement.

23.4 Interdictions. Le Client s’interdit de reproduire ou d’extraire tout ou partie substantielle du Référentiel en dehors de l’usage prévu à l’article 23.3, de le mettre à la disposition de tiers, de revendre ou de sous-licencier le Service, et de décompiler le logiciel en dehors des cas permis par la loi.

23.5 Données du Client. Le Client reste titulaire de ses Données. Il concède à Chrysalides, pour la durée nécessaire à l’exécution du contrat, le droit de les héberger, de les reproduire et de les traiter aux seules fins de fournir le Service.

23.6 Contributions de portée générale. Chrysalides peut reprendre pour enrichir le Référentiel les contenus de portée générale que le Client crée ou propose (par exemple un secteur d’activité, une unité de travail ou une mesure de prévention), après en avoir retiré toute donnée personnelle et tout élément permettant d’identifier le Client. Le Client peut s’y opposer à tout moment par e-mail. Les suggestions d’amélioration adressées à Chrysalides peuvent être librement utilisées.

24.1 Principe. Chrysalides est tenue d’une obligation de moyens. Elle n’est pas responsable :

• des décisions du Client, de son respect de la réglementation, ni des sanctions ou condamnations prononcées contre lui à raison de ses propres obligations ;
• des Données saisies par le Client, ni de l’usage fait sans vérification des contenus du Service, du Référentiel ou du Copilote IA ;
• des opérations enregistrées par un Assistant externe avec les droits d’un Utilisateur, ni du fonctionnement des services de tiers choisis par le Client ;
• des interruptions dues aux réseaux de télécommunication, à l’équipement du Client ou à un cas de force majeure.

24.2 Préjudices indirects. Chrysalides ne répond pas des préjudices indirects, tels que les pertes d’exploitation, de chiffre d’affaires, de clientèle, de chance ou d’image.

24.3 Plafond. La responsabilité totale de Chrysalides, toutes causes confondues, est limitée au montant hors taxes effectivement payé par le Client au titre du contrat au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

24.4 Exceptions. Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, aux dommages corporels, ni dans les autres cas où la loi interdit de limiter la responsabilité.

24.5 Délai d’action. Toute action en responsabilité contre Chrysalides se prescrit par un (1) an à compter du jour où le Client a connu ou aurait dû connaître le fait qui la fonde.

24.6 Équilibre. Ces stipulations, convenues entre professionnels, ont été prises en compte dans la fixation du prix.

Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. La partie empêchée en informe l’autre sans délai. Les obligations affectées sont suspendues pendant l’empêchement, à l’exception du paiement des sommes échues. Si l’empêchement dure plus de soixante (60) jours, chaque partie peut résilier le contrat par e-mail ; le Client obtient alors le remboursement du prix correspondant à la période restant à courir.

En cas de manquement grave d’une partie à ses obligations, non réparé dans les trente (30) jours suivant une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec avis de réception ou par e-mail, l’autre partie peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice des dommages et intérêts auxquels elle peut prétendre. Si la résiliation résulte d’un manquement de Chrysalides, le Client obtient le remboursement du prix correspondant à la période restant à courir. Après la résiliation, les Données restent accessibles en Consultation seule et sont conservées dans les conditions de l’article 22.

Chrysalides peut modifier les CGV. La nouvelle version, datée, est publiée sur la page Conditions générales de vente et s’applique aux commandes passées à compter de sa publication. Pour un Abonnement en cours, elle est notifiée aux Administrateurs par e-mail au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur et s’applique à compter de l’Échéance suivante ; le Client qui la refuse peut résilier l’Abonnement avant cette Échéance. Une modification imposée par la loi ou par une autorité peut s’appliquer dès sa date d’effet.

• Documents contractuels. Le contrat est formé des CGV et de leurs annexes, des conditions d’utilisation et du récapitulatif de la commande. Un devis ou des conditions particulières acceptés par les deux parties prévalent sur les CGV pour ce qu’ils prévoient.
• Prestataires. Chrysalides peut confier l’exécution d’une partie du Service à des prestataires, sous sa responsabilité ; ceux qui traitent des données personnelles figurent à l’annexe 2.
• Cession. Le Client ne peut céder le contrat sans l’accord écrit de Chrysalides. Chrysalides peut le céder à l’entité qui reprend l’exploitation du Service, en informant le Client, qui peut alors résilier sans frais.
• Tolérance. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d’un manquement ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.
• Nullité partielle. Si une stipulation est déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations demeurent en vigueur.
• Notifications. Les notifications sont valablement faites par e-mail : à Chrysalides, à l’adresse contact@copilote-securite.fr ; au Client, aux adresses de ses Administrateurs enregistrées dans le Service.
• Langue. Les CGV sont rédigées en français, qui fait seul foi.

Les CGV et le contrat sont soumis au droit français. En cas de différend, les parties recherchent d’abord une solution amiable. À défaut d’accord dans les trente (30) jours suivant la réclamation écrite de l’une d’elles, tout litige relatif à la formation, à l’exécution, à l’interprétation ou à la fin du contrat est soumis, dans la mesure permise par la loi, aux juridictions compétentes de Fort-de-France (Martinique), y compris en référé, en cas d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.

Chrysalides Consulting, Copilote Sécurité, 1312 chemin Royale, quartier Gondeau, 97232 Le Lamentin (Martinique) — contact@copilote-securite.fr.

Le présent accord, conclu en application de l’article 28 du RGPD, fait partie des CGV. Il s’applique aux traitements que Chrysalides réalise pour le compte du Client en fournissant le Service.

1. Description du traitement

2. Engagements de Chrysalides

Chrysalides s’engage à :

• ne traiter les données que sur instruction documentée du Client ; les CGV et l’utilisation des fonctions du Service par le Client constituent ses instructions ; Chrysalides informe le Client si une instruction lui paraît contraire à la réglementation ;
• garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à les traiter soient soumises à une obligation de confidentialité ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l’article 20 ;
• ne recourir qu’aux sous-traitants ultérieurs de l’annexe 2, en leur imposant des obligations de protection des données équivalentes, et informer le Client de tout ajout ou remplacement par e-mail au moins trente (30) jours à l’avance ; le Client peut s’y opposer pour un motif légitime et, à défaut de solution, résilier l’Abonnement et obtenir le remboursement du prix correspondant à la période restant à courir ;
• ne transférer les données hors de l’Union européenne que vers les sous-traitants de l’annexe 2, avec les garanties prévues au chapitre V du RGPD (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types) ;
• aider le Client à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : les Administrateurs consultent, rectifient, exportent et suppriment les données depuis le Service, et Chrysalides transmet sans délai au Client toute demande qu’elle reçoit directement ;
• notifier au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, si possible dans les quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance, avec les informations dont elle dispose ;
• aider le Client, dans une mesure raisonnable, à réaliser une analyse d’impact ou à consulter l’autorité de contrôle ;
• au terme du contrat, permettre la restitution des données par l’export complet et les supprimer dans les conditions de l’article 22 ;
• tenir un registre des traitements effectués pour le compte du Client ;
• mettre à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permettre un audit, au plus une fois par an, annoncé trente (30) jours à l’avance, réalisé aux frais du Client par un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, sans perturber le Service.

3. Engagements du Client

Le Client fournit des données licites, détermine les finalités de ses traitements et les durées de conservation qui lui incombent, informe les personnes concernées et gère les accès de ses Utilisateurs.

Liste au 3 novembre 2026.

Abonnement annuel

Prix en euros hors taxes par an, le même chaque année. La TVA s’ajoute selon l’article 8.3. Pour un autre nombre de Sites, le prix suit la règle de l’article 8.1 ; le Service le calcule et l’affiche avant toute commande.

Facturation de groupe

Pour un Groupe de facturation (article 10 bis), la formule de l’article 8.1 s’applique à l’Effectif total et au nombre total de Sites des Sociétés du groupe, un bâtiment partagé déclaré comptant pour un seul Site. Un forfait de 150 € HT par an et par Société s’ajoute à partir de la deuxième Société. Le prix du groupe est plafonné à la somme des prix des Sociétés facturées séparément, chacune selon la grille ci-dessus : le Client paie le moins élevé des deux montants. Exemple : une Société de 8 salariés (350 €) et une Société de 15 salariés (540 €), chacune sur un Site, forment un groupe de 23 salariés sur 2 Sites, soit 770 € plus 150 € de forfait (920 €) ; le plafond de 890 € s’applique. Au-delà de 1 000 salariés au total, le prix du groupe est établi sur devis.

Recharges de Crédits IA

L’accompagnement à la rédaction du document unique est proposé sur devis.